Application métier sur mesure : back office, portail client, outil interne

C’est un logiciel construit autour d’un processus précis de votre entreprise : une réservation, une commande, un dossier client, une intervention. Plusieurs personnes s’en servent, chacune avec ses écrans et ses droits. Elle s’ouvre dans un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone.

Elle prend en général l’une de ces formes :

• un back office : l’écran où votre équipe gère les réservations, les commandes ou les dossiers, de la demande à la facture ;
• un portail client : l’espace où vos clients déposent une demande, suivent leur dossier ou réservent, sans vous appeler ;
• un outil interne : le planning, le suivi qualité ou les pointages que l’équipe tient aujourd’hui dans des tableurs.

Une application métier remplace un processus complet. Si votre besoin tient dans un écran de chiffres ou dans une seule tâche répétitive, un tableau de bord ou un agent suffit, pour moins cher. La page logiciel sur mesure pour PME compare les points de départ.

Quand ils font tourner l’entreprise. Un prestataire informatique qui audite des PME de 20 à 80 postes décrit, en mars 2026, une photo qui revient souvent. On y trouve « un ou deux “petits logiciels” maison, développés par un stagiaire ou un prestataire disparu ». Et des « fichiers Excel critiques qui servent de colle entre tout ce petit monde ».

Le même article ajoute : « C’est leur enchaînement qui devient dangereux : la moindre mise à jour d’un composant peut tout faire dérailler. »

Quelques signes disent que le moment est venu :

• la même information se saisit à plusieurs endroits : le mail, le tableur, puis le document final ;
• vos clients appellent pour savoir où en est leur demande ;
• le petit outil maison ne tourne que sur un poste, et personne ne sait le modifier ;
• une personne part en congé, et le processus ralentit.

La page remplacer Excel par un logiciel détaille les six signes qu’un fichier Excel ne suffit plus.

Tout dépend de qui saisit l’information aujourd’hui, et de qui l’attend.

Un projet peut en combiner deux. Le portail reçoit la demande du client, le back office la traite. C’est le cas de la démonstration Gabarit, plus bas : la réservation se fait en ligne, et l’agence la retrouve dans son planning.

Moins qu’on ne le croit. Une première version tient en peu d’écrans, construits autour de ce que l’équipe fait chaque jour :

• la liste : tous les dossiers, commandes ou réservations, avec les filtres dont vous vous servez vraiment ;
• la fiche : un dossier complet sur un écran, avec son historique et ses documents ;
• le formulaire de saisie, qui refuse une date impossible ou un champ obligatoire resté vide ;
• le planning, quand le métier tourne autour d’agendas, de véhicules ou d’équipes ;
• les documents générés, prêts à signer ou à envoyer : contrat, bon de commande, devis ;
• le tableau de bord, qui montre où en est la journée.

Les écrans reprennent vos mots et l’ordre de vos colonnes, donc la prise en main reste courte. On les valide avec les personnes qui saisissent, avant d’écrire le code.

Chaque personne a un rôle, et chaque rôle a ses droits. La CNIL le recommande dans son guide de la sécurité des données personnelles : définir des profils d’habilitation, pour limiter l’accès de chacun aux seules données strictement nécessaires à ses missions.

Par exemple :

• la direction voit tout, y compris les prix et les marges ;
• l’équipe au bureau crée et modifie les dossiers qu’elle suit ;
• l’équipe sur le terrain voit ses interventions du jour et y ajoute ses photos et ses remarques ;
• un client voit ses propres demandes et ses documents, rien d’autre ;
• un sous-traitant voit les dossiers qui le concernent, sans vos prix.

L’application tient aussi un journal : qui a créé, modifié ou supprimé quoi, et quand. Le même guide recommande d’enregistrer ces opérations avec l’auteur, la date et l’heure. Le jour où un chiffre surprend, vous savez d’où il vient.

Quand quelqu’un quitte l’entreprise, vous coupez son accès depuis l’application. Ses actions passées restent dans le journal.

Au départ, de vos fichiers. On reprend vos tableurs et l’export de votre ancien outil, colonne par colonne, avec la personne qui s’en sert. On retire les doublons, puis on compare les totaux avec le fichier d’origine. La méthode complète est sur la page remplacer Excel.

Ensuite, l’application se relie à vos autres logiciels : compta, ERP, messagerie, signature électronique. Elle passe par leur API quand ils en ont une, sinon par leurs imports et leurs exports. Ce que vous saisissez une fois circule partout où il sert.

Les données sont sur des serveurs en France ou en Europe, sur des comptes à votre nom. Vous pouvez tout exporter vers Excel à tout moment. Le code vous appartient et il est documenté.

Prix de départ : 12 000 € HT. Délai : 8 à 12 semaines. Le livrable est l’application en service pour toute l’équipe, avec vos données reprises, sa documentation et une équipe formée. Vous avez un prix ferme avant la première ligne de code.

Le prix monte avec :

• le nombre de processus couverts, et de rôles aux droits différents ;
• les logiciels à relier, surtout ceux qui n’ont ni API ni export ;
• la reprise de plusieurs années de données hétérogènes ;
• une appli à publier sur l’App Store et Google Play.

Si le périmètre n’est pas clair, l’audit d’une semaine le fixe, pour 1 200 € HT payés à la commande. Pour l’application, vous payez 30 % à la signature et le solde à la livraison. On corrige les défauts pendant trois mois après la livraison, sans frais. Ensuite, la maintenance est un forfait de 250 € HT par mois, résiliable chaque mois.

Pas de licence par utilisateur : vous ajoutez un collègue ou un client sans licence en plus. Le détail est sur la page méthode et tarifs.

1. On suit le processus réel avec les personnes qui le font : d’où vient la demande, qui la saisit, où elle se recopie.
2. On dessine les écrans principaux et on les valide avec elles, avant d’écrire le code.
3. On construit écran par écran, et vous testez au fur et à mesure, sur vos propres données.
4. On reprend les données. Le fichier et l’application tournent ensuite côte à côte, le temps de vérifier les chiffres.
5. On met l’application en service avec toute l’équipe, on forme chacun sur ses propres dossiers, puis on fait un point chaque mois.

Si un processus suffit pour commencer, on le livre d’abord en pilote, puis on étend ce qui a fait ses preuves. Vous pouvez vous arrêter après chaque étape en gardant ce qu’on a construit.

Rien de formel. Apportez le fichier que votre équipe ouvre le plus souvent, et deux documents qui en sortent, par exemple un contrat et une facture. Si un petit outil maison existe, montrez-le, même s’il ne marche qu’à moitié. Notez qui saisit quoi, et combien de personnes devraient avoir accès à l’application. Avec ces éléments, on sait en 30 minutes quels écrans il faut, et combien l’application coûterait.

Si une seule personne se sert du fichier et qu’il change une fois par mois, gardez Excel. Si un logiciel du marché couvre votre processus sans contournement, prenez-le : il coûtera moins cher. Si votre besoin tient dans un écran de chiffres, un tableau de bord suffit. L’application métier se justifie quand plusieurs personnes saisissent et recopient la même information chaque jour.